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Asambleas virtuales en los consorcios: análisis y preguntas frecuentes

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¿Cómo se garantiza la transparencia en las asambleas virtuales? ¿De qué manera se realiza la convocatoria? ¿Cómo se desarrolla el acto? Fernando Bond, escribano, mediador y abogado especialista en contratación y documentación notarial realiza un detallado análisis normativo y responde algunas de los temas más consultados en las administraciones de consorcios.

 

El año 2020 trajo cambios drásticos que nadie vislumbró. El 11 de marzo de 2020 –día
que nos parece allá lejos en el tiempo–, la OMS declaró al brote de coronavirus COVID-19 como “pandemia”.

La respuesta del Poder Ejecutivo Nacional (PEN) no se hizo esperar y, al día siguiente,
a través del Decreto de Necesidad y Urgencia (DNU)  260/2020 , amplió la emergencia
pública en materia sanitaria establecida por la  Ley 27541 , determinándose algunos
casos en los que se debía guardar aislamiento  obligatorio de catorce días (p. ej.,
personas que habían regresado de “zonas afectadas” o aquellas que habían tenido
“contacto estrecho” con las mismas), suspensión temporaria de vuelos, obligatoriedad
para las personas que presenten síntomas compatibles con COVID-19 de reportar de
inmediato dicha situación a los prestadores de salud, entre otras medidas.

Tan sólo una semana después, en virtud del aumento de la velocidad en el agravamiento
de la situación epidemiológica a escala internacional y por encontrarnos “ante una
potencial crisis sanitaria y social sin precedentes”, el PEN sancionó el  DNU 297/2020. En virtud de ello se dispuso el “aislamiento social, preventivo y obligatorio” (ASPO) para todas las personas que habitan en el país o se encuentren en él en forma temporaria, quienes deberán abstenerse de concurrir a sus lugares de trabajo y no
podrán desplazarse por rutas, vías y espacios públicos, todo ello con el fin de prevenir la
circulación y el contagio del virus COVID-19 y la consiguiente afectación a la salud
pública y los demás derechos subjetivos derivados, tales como la vida y la integridad
física de las personas.

El ASPO en un principio de habría establecido desde el 20 hasta el 31 de marzo (inclusive) del año 2020, aislamiento que se ha prorrogado, en principio hasta el 17 de julio del 2020.

La situación en los consorcios

Frente a esta normativa, los consorcios de Propietarios se ven impedidos de realizar
Asambleas de Copropietarios de manera presencial, y como viene la cosa, para que
vuelvan a realizarse, va a pasar un largo tiempo.

Pero la vida consorcial sigue su marcha y hay resoluciones, mandatos que están venciendo y circunstancias que no puedenespera a que se habilite las reuniones de personas masivas, y menos en espacios reducidos como son los hall de los edificios.

Por esta razón y teniendo que dar respuesta a los requerimientos de los administradores
y los consejos de propietarios, se analizó la normativa vigente a los efectos de poder
hacer la reunión de Copropietarios de manera Virtual, y que ella tenga los efectos
jurídicos deseados y la eficacia requerida.

Asambleas virtuales: análisis normativo

Tomando como principio lo normado en los artículos 158 del CCCN, que está previsto
para las personas jurídicas: el artículo 158 del nuevo Código Civil y Comercial prevé
que, si todos los que deben participar del acto lo consienten, pueden participar en una
asamblea o reunión del órgano de gobierno, utilizando medios que les permitan a los
participantes comunicarse simultáneamente entre ellos. Además, la IGJ ya había regulado, en los artículos 84 y 360 de la resolución general 7/2015, la posibilidad de celebrar las
reuniones del órgano de administración o de gobierno a distancia utilizando medios que
les permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos, siempre que la
regulación estatutaria garantice:
– la libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones;

–  la posibilidad de participar de la reunión a distancia mediante plataformas que
permitan la transmisión en simultáneo de audio y video;
–  la participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización,
en su caso;
–  que la reunión celebrada de este modo sea grabada en soporte digital;
– que el representante conserve una copia en soporte digital de la reunión por el
término de 5 años, la que debe estar a disposición de cualquier socio que la solicite;
– que la reunión celebrada sea transcripta en el correspondiente libro social, dejándose
expresa constancia de las personas que participaron y estar suscriptas por el
representante social;
–  que en la convocatoria, y en su comunicación por la vía legal y estatutaria
correspondiente, se informe de manera clara y sencilla cuál es el medio de
comunicación elegido y cuál es el modo de acceso a los efectos de permitir dicha
participación.

A la vez, en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, se dictó la Disposición número
3534, que autoriza expresamente a realizar reuniones de consorcio de manera virtual en
caso excepcionales.

Artículo 1° a los integrantes de los consorcios que administran, haciéndoles saber
asimismo, que de considerar de naturaleza urgente e impostergable la revocación y
rendición de cuentas, les asiste la posibilidad de oponerse a la prorroga dispuesta y
solicitar la celebración de una asamblea, conforme los plazos y mayorías establecidas en
el Código Civil y Comercial de la Nación.

Artículo 3º.– Establézcase que la celebración de dichas asambleas deberán tener carácter excepcional, optándose preferentemente por la modalidad a distancia o bien respetando los protocolos y normativas vigentes acordes a la situación epidemiológica actual. El administrador procurará el uso de plataformas o cualquier canal digital que posibilite el derecho de participación y voto de los integrantes del Consorcio, la conservación en soporte digital de la asamblea y latranscripción en el libro de actas de las resoluciones arribadas.

Artículo 4º.- Las decisiones adoptadas en las mismas, deberán ser comunicadas a los propietarios ausentes, a fin de que puedan ejercer el derecho tutelado en el artículo 2060 del Código Civil y Comercial de la Nación.

La Ley 404 de Regulación de la Actividad Notarial también prevé en su artículo 96 la
posibilidad que el notario extienda certificados en los cuales se tendrán por ciertos las
declaraciones o atestaciones que haga el escribano de la existencia de personas,
documentos, hechos y situaciones jurídicas y que haya percibido por medio de algunos
de sus sentidos.

Tomando todo el cuerpo normativo descripto y haciendo una interpretación integral del
espíritu de los mismos, estamos convencidos que la posibilidad de hacer Asambleas
Virtuales con Certificado Notarial Remoto, y las actas resultantes de las mismas
cumplan con los requisitos de legalidad y eficacia necesarias para cumplir con las
resoluciones adoptadas.

Contando con la presencia de un escribano en la reunión virtual, quien acreditará la
identidad de los participantes, y emitirá un Certificado Notarial de manera Remota, con
los alcances y formalidades conferidas por el artículo 96 de la Ley Orgánica Notarial
404, y el valor probatorio dado por el artículo 314, 1º párrafo, CCCN.

 

Preguntas frecuentes en administraciones de consorcios sobre asambleas virtuales

–  ¿Las Asambleas virtuales tienen la misma validez que una asamblea presencial?

Entendemos que sí, siempre y cuando se cumplan con los requisitos de que la
convocatoria sea remitida a todos los propietarios y se utilice una plataforma de
video que permita la intercomunicación virtual entre los propietarios con video y
voz.

– ¿Cómo se realiza la convocatoria de una asamblea virtual?

La convocatoria se hace de la misma manera que se hace para las presenciales, con
la única salvedad que hay que indicar que se va a ser de manera virtual, que
plataforma con los datos de acceso, se va a utilizar y como va a ser el procedimiento
de emisión de opiniones y votos.

 – ¿Se considera al mail como un medio de convocatoria fehaciente?

Hoy en día ya no hay mucha discusión con respecto a la utilización de mail como
fijación del domicilio electrónico, mas después de la sanción de la ley de alquileres
en donde se modificó el Código Civil y Comercial, incluyéndolo normativamente.
En mi opinión si además se puede validar los corres electrónicos de acuerdo a la ley
25.506 sería un complemento adecuado.

 – ¿Cuáles son los temas que se pueden tratar en una asamblea virtual?

Como es una asamblea, dependerá del tipo de asamblea que se trate, pero todos los
mismos temas que las presenciales se pueden tratar en las virtuales. Entendamos que
lo único que cambia es la manera de interactuar, que en vez de ser físicamente
presencial, es virtual.

– ¿Cómo se desarrolla el acto?

Lo primero que recomendamos es que el escribano acredite las identidades de los
presentes, exhibiéndole los documentos de identidad, que previamente se han
enviado, para validar de ese modo la asistencia, luego el moderador, explica como
es el procedimiento de la asamblea, propone validar el desarrollo de la asamblea de
manera virtual, lo que tiene que ponerse a votación de los copropietarios. Luego se
desarrolla la lectura del orden del día y la ejecución de los mismos, para finalmente
cerrar la asamblea con la conformidad de los presentes. Acto seguido se transcribe el
acta y frente al escribano firma la misma el presidente de la reunión o el
copropietario que ha sido designado, y se remita al escribano digitalmente (foto o
escaneada) para que el escribano realice el Certificado Notarial Remoto y de ese
moto quede en acta legalizada.

– ¿Cómo se realiza la certificación del acta?

Con el Certificado Notarial Remoto, por haber estado el Escribano presente en la
asamblea.

 – Para el momento de la votación ¿se tiene en cuenta el quorum o las mayorías?

Si igual que en las asambleas presenciales.

 – ¿Qué ocurre si algunas personas no utilizan internet?

Todos los propietarios tienen que tener la posibilidad de participar, si no tienen o no
pueden, o no quieren, pueden dar un poder a otro propietario o a otra persona para
que se conecte en su nombre y lo represente en la reunión.

Y en el caso donde este permitida la reunión de menos de 10 personas, pueden dos propietarios estar conectados en la misma plataforma. También pueden conectarse vía WhatsApp en emomento de la asamblea con el escribano y participar de la misma junto con la que se está haciendo por la plataforma elegida para la reunión.

Fernando Bond
Fernando Bond
Se graduó de abogado en la Universidad de Buenos Aires, con orientación Notarial, completando los estudios de posgrado en la Universidad Notarial Argentina como especialista en contratación y documentación notarial. Y en la Universidad SIGLO 21, con el título de Escribano. Completo su capacitación con un postgrado de Gestión de Empresas de Telecomunicaciones en la Universidad de San Andrés y el ITBA. Juntamente se capacitó en Mediación en las principales universidades de los Estados Unidos, con los mejores especialistas mundiales en la materia, siendo en la actualidad un referente local de las instituciones más importantes del mundo en materia de Resolución de Conflictos. Escribanía BOND MARZIO WhatsApp. 5411-3383-3537 Mail: escribaniabond@gmail.com