¿Es legal convocar una asamblea por mail?

por | 20 Abr, 2018 | Consorcios

El Estudio Jurídico Gonzalez Allende, dedicados en parte a la propiedad horizontal, nos brindó asesoramiento sobre la validez de este tipo de herramienta.

Anteriormente, la única modalidad de convocatoria debía ser la redactada en papel y con la firma de cada propietario dando cuenta de que recibió la notificación. A partir de la reforma del Código Civil y Comercial, sólo basta que el medio sea fehaciente (que certifica la veracidad o autenticidad de algún hecho) y esté determinado en el reglamento de co-propiedad: ARTICULO 2056 inc. m: “Contenido. El reglamento de propiedad horizontal debe contener: determinación de la forma de convocar la reunión de propietarios, su periodicidad y su forma de notificación”. Por lo tanto, la convocatoria a las asambleas por medios digitales se vuelve un medio fehaciente en el momento que se dispone en el reglamento de co-propiedad del consorcio. Además, el avance tecnológico permite a la diferentes plataformas dar precisión de la recepción del aviso, dando fe que esa persona ha recibido la citación.
No obstante, en el caso de que la convocatoria se haya realizado por medios digitales y la asamblea se haya llevado a cabo con la mayoría suficiente y el quórum necesario, el hecho de que la vía de comunicación digital esté o no dispuesta en el Reglamento pasa a ser intrascendente ya que demuestra su carácter de fehaciente.

El problema puede efectuarse si esto no está dispuesto en el reglamento y un propietario solicita la nulidad de la asamblea por no ser convocado. Allí el administrador se verá dificultado dado que el medio por el cual se citó a los propietarios no estaba advertido en el reglamento y por lo tanto no era un medio válido de convocatoria.

Algunos administradores sin embargo, deciden ir por los dos caminos: la carta documento y la notificación digital. Carrara y Asociados, administradores de consorcios, mantienen la postura de que este tipo de plataformas no son exclusivamente fehacientes, como lo son las cartas documentos firmadas tanto por el administrador como los propietarios. Sostienen que con este documento legal pueden resguardarse ante cualquier nulidad.
¿Qué ocurre con las bases de datos?
Cabe destacar, que interviene a su vez la ley de Habeas Data resguardando los datos personales de estas personas siendo precavidos a la hora de realizar alguna notificación. El temor de los propietarios al relacionar las TICS con sus datos personales es que puede ser vulnerada esa información. Sin embargo, esto no debería ser un impedimento para formular convocatorias online dado que tiene el mismo tratamiento que el libro de registro de propietarios.

En el artículo 9 de la Ley 25.326 queda especificado que “el responsable o usuario del archivo de datos debe adoptar las medidas técnicas y organizativas que resulten necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, de modo de evitar su adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado, y que permitan detectar desviaciones, intencionales o no, de información, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana o del medio técnico utilizado”. Es decir, tanto el titular de la base de datos (que mantiene un lazo legal con los datos presentados) como el administrador técnico (que realiza el tratamiento de datos como la recolección, conservación, ordenación, almacenamiento de los mismos, etc.) se vuelven responsables activos sobre estos datos y están sujetos a las disposiciones de esta ley.

Es así que empresas como Consorcio Móvil brindan este servicio como administradores técnicos, abarcando todas las arterias legales y generando, no sólo facilidad para los administradores y propietarios sino también acelerando tiempos y ampliando todos los beneficios.

Gabriela Veloso, administradora de consorcios en la provincia de Buenos Aires, entiende que desde hace años los administradores deciden utilizar la forma tradicional de convocatoria donde el propietario firma la comunicación y queda registrado que fue notificado. Veloso insiste en el hecho de que siempre y cuando la comunicación sea fehaciente basta para poder convocar. “El problema de hoy en día es que ni siquiera los administradores comprenden el grado de eficiencia que te brindan las nuevas tecnologías. Si el administrador sigue pegando un papel en el ascensor para convocar, hay un 80% de probabilidad que los propietarios no se adecuen nunca a comunicación online”.

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